Metryka sprawy

Od 7 marca 2012 r. wprowadzono obowiązek prowadzenia metryki każdej sprawy administracyjnej. W Dzienniku Ustaw z dnia 7 marca 2012, poz. 250 opublikowane zostało rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy.

Pobierz treść rozporządzenia

Zgodnie z rozporządzeniem metryka sprawy, wraz z dokumentami, do których odsyła ma stanowić obowiązkową część akt sprawy administracyjnej i ma być na bieżąco aktualizowana. W treści metryki uwidaczniane będą wszystkie osoby, które uczestniczyły w postępowaniu administracyjnym wraz z określeniem podejmowanych przez te osoby czynności. Nowe rozporządzenie dopuszcza prowadzenie metryki sprawy zarówno w systemie informatycznym jak też tradycyjnie na papierze. Jeśli urząd dokumentuje przebieg sprawy w systemie informatycznym to, zgodnie z rozporządzeniem, za metrykę sprawy uznaje się funkcjonalność tego systemu umożliwiającą chronologiczne zestawienie czynności sprawy. Wystarczy żeby system określał datę i czas realizacji czynności, imię, nazwisko i stanowisko osoby, która czynność realizowała oraz rodzaj wykonywanej czynności.

W systemie powinny znaleźć się też odwołania do dokumentów (elektronicznych lub nieelektronicznych), do których odnoszą się poszczególne czynności. W urzędach, w których dokumentacja sprawy powstaje tradycyjnie na papierze, obowiązek sporządzenia metryki będzie miał urzędnik prowadzący sprawę. Chodzi o wypełnienie tabeli, której wzór stanowi załącznik do rozporządzenia MAiC. Elektroniczna metryka stanie się częścią dokumentacji prowadzonej w systemie teleinformatycznym. Będzie można ją tworzyć także przy wykorzystaniu narzędzi informatycznych bez konieczności wydruku. Aby chronić dane przed utratą, trzeba będzie wykonywać ich kopie na nośniku elektronicznym.

Rozporządzenia MAiC w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy stanowi wykonanie delegacji zawartej w ustawie z 15 lipca 2011 r. w sprawie zmiany ustawy Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy Ordynacja podatkowa. Ma to zwiększyć transparentność czynności podejmowanych w określonej sprawie administracyjnej lub podatkowej przez osoby działające w ramach i w imieniu danego organu administracji. Dzięki temu możliwa będzie kontrola podejmowanych czynności oraz identyfikacja osób uczestniczących w załatwianiu sprawy.

Czytaj więcej z uzasadnienia do zmiany ustawy Kodeks postępowania administracyjnego wprowadzonej od 15 lipca 2011 r.

Celem zmiany ustawy Kpa jest zwiększenie transparentności udziału poszczególnych urzędników w procesie wydania rozstrzygnięć w sprawach obywateli. Zwiększenie transparentności ma być osiągnięte poprzez instrument formalny - wprowadzenie metryki sprawy jako obowiązkowej części akt administracyjnych. Dzięki prowadzeniu na bieżąco metryki sprawy w sprawach administracyjnych będzie można nawet po upływie długiego czasu precyzyjnie ustalić, jacy urzędnicy (oprócz osoby podpisanej pod decyzją) uczestniczyli w przygotowaniu decyzji, przygotowywali jej projekt, udzielali wskazówek co do sposobu załatwienia sprawy i opiniowali lub zatwierdzali decyzję oraz w jaki sposób konkretni urzędnicy wpływali na treść decyzji. Transparentność, co do tego kto, jak i dlaczego wydał daną decyzję zwiększy poczucie odpowiedzialności urzędników, a w razie wydania decyzji powodującej szkody dla Państwa lub obywateli, ułatwi ustalenie winnych wyrządzenia szkody przez wydanie błędnej decyzji. Zwiększenie transparentności będzie miało też pozytywny wpływ na ograniczenie zjawiska korupcji. Równocześnie, dzięki proponowanym rozwiązaniom, możliwe jest dokonanie szybszej realnej zmiany postaw urzędniczych i to przy mniejszym nakładzie środków finansowych niż w przypadku procesowanej w Sejmie ustawy o szczególnych zasadach odpowiedzialności urzędników. Dotychczas nie było ani ustawowego obowiązku tworzenia metryki sprawy administracyjnej (ani sprawy podatkowej) wskazującej kto i w jakim kierunku kształtował treść rozstrzygnięcia administracyjnego lub podatkowego w sprawie. Decyzję podpisuje osoba pełniąca funkcję organu administracji lub osoba przezeń upoważniona (np. minister, prezydent miasta, kierownik urzędu centralnego), a rzeczywiści autorzy lub współautorzy rozstrzygnięcia w sprawie, przygotowujący je do podpisu osobie uprawnionej, nie są co do zasady wyraźnie ujawnieni, a co więcej nie wiadomy jest sposób kształtowania przez poszczególne, nieujawnione, osoby treści rozstrzygnięcia. Charakterystyczne jest że dotychczasowe przepisy przewidują ścisłe dokumentowanie czynności zewnętrznych organu administracji w relacji z obywatelem jako stroną postępowania lub z innymi podmiotami będącymi osobami trzecimi wobec organu administracji (np. przesłuchanie świadka), natomiast proces kształtowania decyzji wewnątrz organu administracji nie jest dokumentowany. W konsekwencji, w obecnym stanie prawnym w Polsce bardzo trudno było ustalić odpowiedzialność poszczególnych urzędników za szkody spowodowane wydaniem sprzecznych z prawem decyzji administracyjnych, gdyż osoby rzeczywiście kształtujące treść decyzji zwykle pozostają anonimowe, a założenie o osobistym kształtowaniu treści wszystkich decyzji przez osobę piastującą funkcję piastuna organu administracji (np. wojewodę) jest fikcją. Konserwowanie obecnego stanu prawnego powodowało podważanie odpowiedzialności, gdyż po upływie czasu z braku prowadzonej na bieżąco metryki sprawy administracyjnej, nie można ustalić osób rzeczywiście odpowiedzialnych za ten element ukształtowania treści rozstrzygnięcia, który naruszał prawo. Utrzymanie obecnego stanu ukrycia szczegółów procesu podejmowania decyzji administracyjnej osłabia poczucie odpowiedzialności osób rzeczywiście kształtujących treść decyzji i pośrednio sprzyja korupcji. Metryka sprawy administracyjnej będzie dokumentować udział poszczególnych urzędników w procesie wydawania rozstrzygnięcia administracyjnego w ramach organu, a więc wewnętrzny proces administracji. Zwiększy się zatem transparentność tego, kto i w jaki sposób, kształtował treść decyzji a konsekwencji także poczucie odpowiedzialności urzędników za jakość wydawanych decyzji oraz ograniczy się ryzyko korupcji.